現(xiàn)在許多電商巨頭都會選擇把倉庫管理外包給第三方企業(yè)，這就可能出現(xiàn)許多問題，由于信息不能完全同步，會對倉儲調(diào)配產(chǎn)生許多問題。

　　入庫異常

 

　　商家下屬各供應(yīng)商、工廠入倉質(zhì)量無法管控，導(dǎo)致入倉數(shù)據(jù)從源頭上就出錯。如果在入倉環(huán)節(jié)供應(yīng)商和廠家沒配合好，就會增加倉庫收貨作業(yè)難度和成本，這些成本最終都會轉(zhuǎn)移到電商企業(yè)自身。作為第三方倉儲企業(yè)，能夠輔助商家搞好對供應(yīng)商的管理，于雙方都是很有意義的事情。

 

　　超 賣

 

　　俗話說“天下武功，唯快不破”。電商行業(yè)和傳統(tǒng)銷售行業(yè)相比，效率高、速度快。一個爆款出現(xiàn)，瞬時會有大量的訂單出現(xiàn)。因為前后臺庫存數(shù)據(jù)不一致導(dǎo)致訂單超賣。而各大電商平臺為了對消費者的體驗負(fù)責(zé)，對超賣會有嚴(yán)格的控制，甚至有些懲罰措施，比如天貓對超賣訂單會要求商家賠償30%的貨值給消費者。如果前后臺的庫存沒銜接好，即使倉內(nèi)的庫存是OK的，前臺未必能上架正確的庫存數(shù)量，由此帶來給商家和買家的損失就不可避免了。

 

　　出庫與結(jié)算環(huán)節(jié)的糾紛

 

　　電商的這種“快”往往會讓倉庫作業(yè)處于非常被動的地步——快速入倉，以便盡快發(fā)貨，快速發(fā)貨，以便客戶體驗好。賣的不好的話，快速退倉，以便盡快尋找其他銷貨渠道。因為這種“快”，讓倉內(nèi)來不及對庫存進(jìn)行細(xì)致的管理和反饋，導(dǎo)致在退倉的時候有糾紛。這種糾紛會耗費雙方業(yè)務(wù)和結(jié)算人員大量的精力去舉證、判責(zé)，嚴(yán)重的會影響到雙方的合作。

 

　　滯倉費計算

 

　　一般情況下，滯倉費會遵循先進(jìn)先出的原則，跟進(jìn)商品滯倉天數(shù)去計算滯倉費，但滯倉費的計算是基于一個準(zhǔn)確的庫存數(shù)量的。如果庫存數(shù)量錯誤，滯倉費也就會產(chǎn)生各種糾紛。

 

　　上述問題的出現(xiàn)，歸根到底是“庫存管理”的問題。我相信大部分的倉儲企業(yè)對庫存管理都有一套非常完善非常專業(yè)的機制，沒有專業(yè)的倉庫管理經(jīng)驗，無意在各位倉庫管理專家面前班門弄斧。但認(rèn)為，電商與倉庫的庫存管理，應(yīng)該站在“聯(lián)動”的角度看，確保過程和結(jié)果都是準(zhǔn)確的。那么電商和第三方倉儲如何聯(lián)動管好庫存。

 

　　源頭準(zhǔn)

 

　　規(guī)范供應(yīng)商入倉，從源頭上確保庫存準(zhǔn)確。

 

　　和傳統(tǒng)企業(yè)一樣，很多有點規(guī)模的電商企業(yè)的貨源可能來自多個供貨商，這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規(guī)范入倉要看商家對供應(yīng)商的約束能力和倉庫對入倉異常的及時反饋。有些中小型電商企業(yè)對供應(yīng)商（工廠）的把控能力太弱。加上“唯快不破”，訂貨周期大大縮短，銷售周期又存在巨大的不確定性，導(dǎo)致工廠備貨的時間非常短。入倉時產(chǎn)生異常也就見怪不怪了。這些常見的異常是：

 

　　供應(yīng)商發(fā)貨延遲：導(dǎo)致倉庫來不及收貨，影響電商店鋪的銷售計劃。尤其是在大促時期，如果供貨商沒及時發(fā)貨會對倉庫收貨和發(fā)貨產(chǎn)生重大影響，會嚴(yán)重影響電商平臺對店鋪的評分和消費者體驗。

 

　　貨品包裝不規(guī)范：有些品牌商如李寧、美邦等對供貨商的管理是非常完善的，供貨商會嚴(yán)格按照指定的包裝入倉，嘜頭、包裝規(guī)范。但很多中小型電商未必能對供應(yīng)商有這么強的把控能力。嘜頭貼錯、包裝不統(tǒng)一。有些甚至直接拿個大編織袋來裝貨，給倉庫收貨清點造成了很大困難。

 

　　條碼錯誤：個別工廠未按照倉庫和商家要求打條碼，或者張貼了錯誤的條碼。這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在服裝行業(yè)。貼碼和水洗標(biāo)、箱外的嘜頭不一致，會導(dǎo)致倉庫清點錯誤。如果倉庫在入倉環(huán)節(jié)未及時發(fā)現(xiàn)，后面的發(fā)貨環(huán)節(jié)發(fā)錯貨就不可避免了。

 

　　分批到倉：一般情況下，一個入庫單對應(yīng)一次入庫行為，有些供貨商因為準(zhǔn)備不足或者其他問題會采用分批到貨的方式入倉。對一些需要進(jìn)行批次管理的商品來說，分批到倉會導(dǎo)致倉庫對批次的混淆。也會影響到銷售端對不同產(chǎn)品的批次定價和倉庫端對滯倉費的計算。

 

　　數(shù)量差異：供貨商未按照商家指定的數(shù)量入倉，倉庫在入倉環(huán)節(jié)要反復(fù)和商家、供貨商兩邊確認(rèn)，影響入倉作業(yè)。

 

　　貨品混裝：不同SKU的商品混裝在一個大包裝內(nèi)，導(dǎo)致倉庫收貨混亂，清點時間加長，收錯貨的風(fēng)險也增高。

 

　　QC問題：有些商品需要根據(jù)電商平臺進(jìn)行倉內(nèi)QC，需要倉內(nèi)配合。如果商家未協(xié)調(diào)好QC和倉庫的作業(yè)時間，會導(dǎo)致QC延遲和收貨延遲。

 

　　上述問題，總結(jié)一起就是商家缺乏對供貨商的管控。由此帶來倉庫入倉清點難度加大，出錯比例增高、收貨延遲，后續(xù)的發(fā)貨延遲和發(fā)錯貨的風(fēng)險也增高。要解決上述問題，一方面要需要倉庫忠實的記錄和反饋入倉過程中的各種異常，及時的反饋給商家。商家要在和供貨商的協(xié)議中明確這些問題點，對這些點進(jìn)行量化和追責(zé)，讓供貨商一起來承擔(dān)由此帶來的損失。逐漸的讓供貨商提升入倉能力，規(guī)范入倉。

 

　　過程準(zhǔn)

 

　　確保倉庫后臺庫存變動和前臺能實時同步，確保不超賣。

 

　　保證過程準(zhǔn)主要靠兩點：一個是倉內(nèi)的管理，另一個是倉儲WMS系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺的商家后臺的庫存同步機制。

 

　　倉內(nèi)管理

 

　　1、關(guān)于庫存變動

 

　　商品入倉后，因各種原因會導(dǎo)致庫存變動，倉庫要忠實且及時的把這種變動記錄下來，并通過系統(tǒng)接口同步給店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺的商家后臺。有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要倉庫承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯貨。不管是誰的責(zé)任，倉庫都要忠實記錄，及時反饋，時刻保持前后臺庫存數(shù)據(jù)一致。

 

　　2、關(guān)于倉內(nèi)盤點

 

　　作為倉內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個倉庫都會有各種盤點規(guī)則，如月度的、季度的大盤點、循環(huán)盤點、動碰盤點等等。但我們在實踐中發(fā)現(xiàn)，倉內(nèi)的盤點規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。

 

　　庫存有差異實時盤點：利用WMS系統(tǒng)功能，每天自動比對店鋪上架數(shù)量、ERP庫存數(shù)量和倉庫庫存數(shù)量，對有差異的數(shù)據(jù)自動生成盤點請求，請倉庫納入到自己的盤點計劃中去，并把盤點結(jié)果同步給ERP和商家的店鋪后臺。

 

　　活動后盤點：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點，如果有大流量灌入或者預(yù)計的大型促銷活動，會在短時間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個或者幾十個SKU。當(dāng)活動過后，需要倉庫倉庫對這些SKU進(jìn)行盤點，以保證庫存的準(zhǔn)確。

 

　　退倉前盤點：為了確保退倉時的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉前對庫存進(jìn)行盤點，以便按照正確的數(shù)量退倉。

 

　　發(fā)貨

 

　　確保發(fā)貨過程中不錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個關(guān)鍵節(jié)點把控好就好了

 

　　結(jié)果準(zhǔn)

 

　　所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉和結(jié)算的時候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追責(zé)，確保商家和倉庫、供應(yīng)商在退倉和結(jié)算環(huán)節(jié)沒有糾紛。退倉5大原則：

 

　　1、退倉前商品下架原則：退倉前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉單生成后店鋪還有訂單流入，對倉庫的退倉工作造成干擾。這個最好通過系統(tǒng)實現(xiàn)，人工干預(yù)會有遺漏的可能。

 

　　2、退倉前盤點原則：退倉前倉庫必須對要退倉的商品進(jìn)行盤點，盤點結(jié)果及時通報給商家，并在系統(tǒng)中進(jìn)行同步更新。這樣做兩個好處：一個是商家可以盡快確認(rèn)是否對退倉數(shù)量有疑問，另外一個是系統(tǒng)中同步更新后，可以按照盤點的結(jié)果生成準(zhǔn)確的退倉單。

 

　　3、庫存差異數(shù)據(jù)當(dāng)場追償原則：如果庫存有差異，當(dāng)場追責(zé)。追責(zé)的依據(jù)就是倉庫WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。所有的庫存變動必須基于單據(jù)，入庫單、發(fā)貨訂單、庫內(nèi)調(diào)整單、退倉單。這樣在庫存產(chǎn)生差異時，能夠直接找到對應(yīng)的單據(jù)：是倉庫沒上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)還是倉內(nèi)庫存丟失一目了然。所有的單據(jù)尤其是庫存調(diào)整單必須有明確的調(diào)整原因。這樣在退倉和結(jié)算時可以立即確認(rèn)誰來承擔(dān)責(zé)任。

 

　　4、追責(zé)和退倉兩條線原則：有了上面的盤點原則和追償原則，商家和倉庫不能再以任何借口不退倉，追責(zé)和退倉兩條線分開走。這樣不會因?qū)ν藗}數(shù)量有爭議而延遲退倉，也就解決了上文中提到的各種糾紛。

 

　　5、月臺交接原則：這個主要是為了避免雙方對已經(jīng)交接的退倉數(shù)量有爭議。實際操作過程中，以月臺交接為界，雙方對退倉數(shù)據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，事后不得反悔。該原則在具體執(zhí)行的時候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉，第三方物流對交接數(shù)據(jù)可能不太負(fù)責(zé)。這點還有待商榷。

 

　　系統(tǒng)準(zhǔn)

 

　　上述文字主要總結(jié)了庫存管理過程中商家、倉庫、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。所在公司的系統(tǒng)和倉庫經(jīng)過一段時間的努力，通過以下功能確保庫存管理的準(zhǔn)確。

 

　　ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能

 

　　很多大商家都是多平臺、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對上架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。

 

　　庫存調(diào)整實時同步

 

　　倉內(nèi)庫存調(diào)整時，能實時同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這個調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的，以便在后續(xù)對相關(guān)方追責(zé)。

 

　　每日定時生成庫存比對報告

 

　　店鋪ERP系統(tǒng)和倉庫WMS系統(tǒng)每日凌晨2點在庫存作業(yè)停止時進(jìn)行自動的庫存比對，把兩邊的庫存比對差異生成報告，提交給雙方。倉庫會根據(jù)差異報告主動查找差異原因，確認(rèn)需要調(diào)整庫存的，就對庫存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺。

 

　　進(jìn)銷存功能

 

　　這個是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發(fā)現(xiàn)庫存差異的原因，是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。的公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場景下能夠快速調(diào)用該功能，快速定位庫存差異原因。

 

　　庫存盤點打通

 

　　這點在前面已經(jīng)有所涉及，倉庫的盤點規(guī)則和商家所希望的盤點規(guī)則是不一樣的，通過庫存盤點打通，ERP自動把商家希望盤點的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤點后反饋數(shù)據(jù)給ERP。

 

　　庫存同步機制

 

　　盡管上面做了那么多運營和系統(tǒng)上的工作，為了絕對避免超賣，我們還需要個“保險”。這個“保險”就是0庫存同步：當(dāng)庫存可揀貨數(shù)量為0時，實時同步給ERP，ERP強制觸發(fā)商家店鋪后臺下架。

 

　　利用倉儲管理系統(tǒng)能夠做到前后臺信息的有效整合，避免出現(xiàn)庫存信息不準(zhǔn)的問題，幫助電商企業(yè)玩好供應(yīng)鏈，實現(xiàn)線上線下的有效聯(lián)動。